النيابة العامة لشئون الطلاب

مهام نائب رئيس الجامعة لشئون الطلاب

يعاون رئيس الجامعة في الجوانب المتعلقة بشئون الطلاب ويشرف بشكل مباشر على الكليات والمعاهد والمراكز فيما يتعلق باختصاصه ، وذلك بتنفيذ السياسة العامة للقبول ومعاييره وإجراءات التحويل والتأديب ورسوم الخدمات الطلابية والرسوم الدراسية وتنفيذ السياسة العامة للأنشطة الطلابية المختلفة والتي تشمل الأنشطة الاجتماعية والثقافية والرياضية والطبية والإشراف بشكل مباشر على سير الامتحانات في الكليات والمعاهد والمراكز التابعة للجامعة واقتراح التقويم السنوي للجامعة ، ويرأس مجلس شئون الطلاب .

لائحــة شئون الطلاب

عودة

مجلس شئون الطلاب :

عودة

اختصاصات المجلس العلمي لشئون الطلاب:

يختص المجلس العلمي لشئون الطلاب بالاختصاصات التالية:

1-  اقتراح السياسة العامة لشئون الطلاب.

2-  إعداد النظم الخاصة بأعمال شئون الطلاب وإجراءات قبولهم وتحويلهم وتسجيلهم وتأديبهم .

3- تحديد رسوم الخدمات الطلابية المختلفة والمصروفات الدراسية للطلاب غير اليمنيين.

4-تحديد نظم الامتحانات وشروط التخرج والتقويم السنوي للجامعة.

5- تحديد نظم رعاية الطلاب روحياً واجتماعياً وثقافياً ورياضياً وصحياً.

6- الإشراف على الوحدات الإدارية وكل ما يتعلق بشئون الطلاب.

أ- إدارة القبول والتسجيل

وتختص بالمهام التالية:

- تقوم بالإعداد والتنظيم لعملية القبول والتسجيل.

- تشكيل لجان القبول و التسجيل والإشراف عليها .

- تتولى قبول الطلاب مركزيا وتنسيقهم علي الكليات المختلفة.

- إعلان أسماء المقبولين وتوزيعهم علي الكليات التابعة للجامعة والعمل علي سير عمل لجان القبول التسجيل.

1. قسم القبول : ـ

- يختص بعمل القبول والإعداد وتشكيل لجان القبول التسجيل والإشراف عليها .

- مراجعة وثائق الطلاب المتقدمين لطلب الالتحاق بالجامعة والتأكد من استيفاء الشروط.

-  الإشراف المباشر علي التحويل الخارجي والداخلي.

- الإشراف علي قبول الوافدين

- الإشراف علي اللجان المشكلة للحالات الخاصة وقبول العسكريين.

-  معادلة وثائق الطلاب المتقدمين لطلب الالتحاق بالجامعة لجنة المعادلة.

-  نقل قيد الطلاب المستجدين المقبولين من كلية إلى أخرى داخل الجامعة.

- متابعة لجان القبول بالبيانات والمعلومات والنماذج المعدة للقبول وطلب منهم الإحصائيات والتقارير ومحاضر القبول وأرشفتها في السجلات والملفات المعدة لذلك.

2.قسم التسجيل : ـ

• مراجعة ملفات المقبولين والتأكد من استيفاء قواعد وضوابط القبول.

•  متابعة الكليات بموافاة  إدارة القبول والتسجيل بأسماء الطلاب المحولين إليها ومنها وطلب صورة من المقاصة والترشيد  وكشف بأسمائهم .

• طلب كشوفان بأسماء الطلاب المقيدين في كل كلية علي حدي.

• طلب إحصائيات بالطلاب المقيدين في كل كلية علي حدى تفصيلية.

• إدخال جميع البيانات بالطلاب بعد مراجعتها وموافاة الكلية بنسخة من كشف المقبولين في بداية كل عام.

3.قسم الوافدين : ـ

- يختص باستقبال الطلاب الوافدين منحه + مقاعد دراسية برسوم أو إعفاء والإشراف علي إجراءاتهم وفقا لشروط القبول ومتابعة تسجيلهم وتوزيعهم علي الكليات للجامعة + متابعة الإحصائيات +تحصيل الرسوم ورفع التقارير الدورية عن حالتهم الدراسية.

عودة

ب- إدارة الوثائق والسجلات

اختصاصها ومهامها: الرقابة والتوثيق لنتائج الامتحانات في جميع الكليات وتعميد وتصديق وثائق الخرجين السجل الأكاديمي + شهادة الدرجات والتقديرات +شهادة مؤقتة.

1.  قسم الوثائق :

1- متابعة الكليات لموافاة إدارة الوثائق بنتائج الامتحانات كنترول شيت لجميع المستويات صورة معمدة بالإضافة إلى كشوف الخرجين لجميع الأدوار أصل معمدة من رئاسة الجامعة + كشوف كنترول شيت الخاصة بمواد الخرجين صورة طبق الأصل + السجل الأكاديمي لخرجين صورة طبق الأصل وتقوم الإدارة بأرشفتها وحفظ النتائج في ملفات كل كلية علي حدي.

2- التوثيق والتصديق علي وثائق الخرجين والتوقيع عليها بعد إصدارها من الكليات وهي مراجعة ومطابقة وثائق الخرجين + الكشوف الموجودة في إدارة الوثائق وكنترول شيت "نتائج الامتحانات الفصلية السنوية لجميع المستويات وكشوف الخرجين وكنترول الخرجين" وبعد المراجعة يتم التوقيع علي شهادة التقديرات + الشهادة المؤقتة للخرجين (السجل الأكاديمي) وتدوين البيانات في سجل خاص.

3-التوثيق والتصديق علي شهادة بيان درجات لبعض السنوات أثناء الدراسة قبل التخرج خاصة بالطلاب المحولين من جامعه إلى جامعة الحديدة * أو من كلية إلى كلية داخل الجامعة.

2-قسم السجلات والوثائق : ـ

يختص بالاتي:

1-    تدوين سجل الخرجين (شهادة تقديرات + شهادة مؤقتة).

2-    تدوين سجل القيد أثناء الدراسة (شهادة القيد + بيان درجات لبعض السنوات أثناء الدراسة قبل التخرج).

3-    أرشفة الوثائق وحفظها في عمل سجل خاص وملف لكل كلية .

4-    التأكد من صحة الوثائق الصادرة من جميع الكليات التابعة للجامعة.

5-    التأكد من صحة الوثائق الواردة من جميع الكليات التابعة للجامعة.

6-    مخاطبة الجهات المعنية والرسمية.

7-    طلب من الكليات بموافاة إدارة الوثائق بكشوف لأسماء الطلاب الوافدين تبين فيها حالة الطالب الوافد من الناحية المالية هل هي منحة أو رسوم أم إعفاء.

8-    عمل صورة طبق الأصل للوثائق التي يريد الطالب تعميدها بعد دفع الرسوم المقررة لذلك والتوقيع عليها من قبل السجلات ومدير إدارة الوثائق ومدير عام القبول والتسجيل ونائب رئيس الجامعة لشئون الطلاب .

عودة

ج-  إدارة الامتحانات والوثائق :

 ويختص في كل ما يتعلق بالامتحانات  والإعداد والمتابعة للكليات برفع تقارير عن عدد اللجان الامتحانية في كل كلية وعدد الملاحظين المحتاج إليهم وموافاة إدارة بمحاضر مجالس الكليات للإعداد والمتابعة لتجهيز وتوفير المتطلبات اللازمة لسير الامتحانات في جميع الكليات والقيام بتشكيل اللجان وطلب الملاحظين قبل بدء الامتحان بشهر علي الأقل وتختص باستخراج الشهادة الجامعية الأصل (الكرتونية).

1.     قسم الامتحانات :

1. التنظيم والإعداد والإشراف المباشر علي سير عملية الامتحانات في جميع الكليات .

2.  إعداد اللجان الإشرافية ولجان المتابعة واللجان الرقابية والأمنية وتوزيعهم علي الكليات .

3.  طلب واختيار الملاحظين وتوزيعهم علي الكليات وإصدار البطائق لهم والتكاليف والمهام المناطة بهم.

4.  توزيع المشرفين علي جميع الكليات للإشراف علي الملاحظين ومراقبة سير الامتحانات ورفع تقارير يومية عن سير الامتحانات في الكليات .

5.  استلام صورة من كشوف قوائم حضور الطلبة للامتحانات وحفظها .

1.  قسم السجلات والوثائق:

1.  تدوين البيانات والمعلومات وارشفت التقارير والمعلومات الخاصة بالامتحانات في السجلات وفي الملفات الخاصة بكل كلية علي حدي وحفظها منظمة ومرتبه.

2.  طلب من الكليات كشوف الخرجين معمدة .

3.  طلب من الكليات كشوف الخرجين المتوقع تخرجهم .

4.  توزيع استمارة خاصة عن الطلاب المتوقع تخرجهم .

5.   تحرير الوثائق واستخراج الشهادة الجامعية الأصل الكرتونية.

6.  عمل نموذج استخراج الشهادة الجامعية.

7.  مراجعة أوليات الطالب لاستكمال إجراءات استخراج الشهادة الجامعية.

8.   تدوين البيانات في السجل الخاص لاستخراج الشهادة الجامعية.

9. التوقيع والتصديق علي الشهادة الجامعية .

عودة

د- الإدارة المالية :

وتختص بالاتي:

1-  الإشراف المباشر على أقسام الإدارة .

2- متابعة عمليات التوريد والتأكد من صحتها .

3- مراجعة المصروفات والإيرادات والمطابقة .

قسم التحصيل والتوريد:

ويختص بالآتي : ـ

  1.  تحصيل المبالغ الخاصة بالنيابة وتوريدها للبنك .

  2. سحب المصروفات من البنك .

   3. متابعة جميع إجراءات البنك .

قسم المراجعة والصرف:

ويختص بالآتي :

1-  إعداد ومراجعة أوليات الصرف .

2-  الترحيل إلي السجلات والمطابقة مع كشوف البنك .

3- مراجعة ومتابعة إيرادات ومصروفات النيابة .

عودة

ه- إدارة الحاسب الآلي:

يختص بالاتي:

1-    تقوم بإدخال كشوف الطلاب الملتحقين بالجامعة وكشوف التنسيق.

2-إعداد إحصائيات دورية بأعداد الطلاب.

2-    حفظ نسخ من نتائج امتحانات الطلاب في كليات الجامعة .

و- إدارة رعاية الشباب والرياضة:

وهي النواة للإدارة العامة لرعاية الشباب ومن أنشطة إدارة رعاية الشباب بالجامعة ما يلي:

أ‌-       الأنشطة الرياضية .

ب‌-    الأنشطة الاجتماعية.

ج- التدريب والتأهيل.

دـ-السكن الطلابي.

عودة

ز- إدارة الخدمات الطبية

1   - قسم الطب العلاجي .

ويختص بالتالي:

1-    معاينة الطلاب والعاملين بالجامعة وتقدير العلاج حسب الحالة المرضية .

2-    الإشراف الطبي والفني على الطلاب أثناء الامتحانات والأنشطة الرياضية والمناسبات والمؤتمرات....الخ

3-    الكشف الطبي على الطلاب المتقدمين للالتحاق بالجامعة سواء من داخل الوطن أو الوافدين من الدول العربية والصديقة ويعتبر من شروط القبول لكل عام دراسي .

4-    إبداء الرأي في الأعذار الطبية المقدمة من الطلاب والموظفين بالجامعة .

5-    تحديد كمية ونوعية العلاجات التي تحتاجها الصيدلية بإدارة الخدمات الطبية .

6-    تقديم التقارير الشهرية عن الحالات المرضية وعن سير العمل في بقية الأقسام.

7-    عمل الإحالة الطبية لإجراء خطوات التشخيص مثل فحص الدم والبول والبراز والكشافة وتخطيط القلب والكشف التلفزيوني والمنظار إذا لزم الأمر. 

2-قسم التمريض .

ويمارس الاختصاصات بالتالي :

1-    الإشراف الإداري والفني على جميع الأقسام الداخلية والعيادات الخارجية الموزعة على الكليات .

2-    الإشراف الميداني على سير العمل التمريض العام لكافة للأقسام والعيادات.

3-    العمل على توفير الطلبات اللازمة والضرورية المساعدة على شفاء المريض وراحته النفسية

4-    العمل على رفع مستوى الخبرة العلمية والعملية الميدانية لمختلف أوجه التمريض العام من خلال توزيع الفترة الزمنية وتبديل ونقل الممرضين والممرضات من قسم لأخر حسب ما تقتضيه الحاجة .

5-     القيام بأعداد وإنزال جداول التوزيع الشهري لجميع الفنيين من مساعدي أطباء وممرضين.

6-    القيام بتوزيع العمل على جميع أفراد وطاقم التمريض ومساعدي الأطباء وفنيي المختبرات.

7-    رفع التقارير الشهرية والسنوية لمتابعة مستوى العمل والعاملين في إدارة التمريض.

8-    العمل على إيجاد الحلول الإدارية والفنية حسب مدى الحاجة لها في إدارة التمريض.

9-    المشاركة في إيجاد الحلول والخطط العلمية والبرامج العلمية التي توضع من قبل الإدارة من أجل تحسين أداء الخدمات الطبية

 د- قسم الصيدلة.

    ويمارس الاختصاصات بالتالي :

أولا- التزويد والصرف:

1-     إعداد كشوف احتياجات العلاجات حسب الحالات.

2-     العمل على توفير الأدوية والمستلزمات الطبية التي تحتاجها إدارة الخدمات الطبية.

3-     تلقي الطلبات وتزويد الجهات الطالبة بحسب الحالات وخاصة العيادات الخارجية.

4-     إعداد كشوف أذون صرف ومحاضر الفحوصات وسندات الاستلام.

5-     الإشراف على صرف وتوزيع العلاجات بموجب الروشتات الصادرة من الأطباء بإدارة الخدمات الطبية.

6-     الإشراف على أصول وفنيات تخزين العلاجات والمواد الطبية.

7-     إعداد التقرير السنوي على سير العمل.

 ثانيا- التخزين بما يضمن سلامة العلاجات والمواد الطبية

1-     استلام الأصناف الموردة والتأكد من مطابقتها للمواصفات حسب الطلب والتأكد من صلاحية تاريخ الإنتاج وتاريخ الانتهاء لاعتبار الأصول الفنية للتخزين.

2-     مراقبة حركة الأصناف للأدوية الموردة والمعروفة بين الحد الأعلى والحد الأدنى والمقررة من اللجنة الطبية مسبقا.

3-     تقديم التقرير السنوي عن الموجود والمنصرف السنوي والكميات المطلوبة والواجب شرائها.

ثالثا- العهد العلاجية والحركة اليومية

1-     إعداد الحركة اليومية والشهرية ودفاتر العهد.

2-     التفتيش على العلاجات وإبداء الملاحظات على الأدوية التي تم صرفها والأدوية المتوفرة.

3-     رفع التقارير والملاحظات والتوصيات فيما يخص العلاجات التي قاربت على الانتهاء .

4-     تنظيم سجلات ودفاتر العهد فيما يكفل سلامة التخزين  ودقة الصرف.

5-     مراقبة الصيدلية فيما تحويه من أدوية.

6-     إعداد تقرير شهري وسنوي لمدير إدارة الخدمات الطبية.

هـ- قسم الطب الوقائي.

ويمارس الاختصاصات بالتالي :

1-     الإشراف الصحي العام والتفتيش المستمر على النظافة العامة في جميع مرافق السكن الجامعي لأعضاء هيئة التدريس ومساعديهم والطلاب والطالبات ودار الضيافة والمطاعم والبوفيهات داخل الحرم الجامعي ومتابعة الإشراف على النظافة في الإدارات والأقسام.

2-     القيام برش المبيدات ومكافحة الحشرات.

3-     التأكد من العاملين بالمطاعم وخلوهم من الأمراض المعدية من خلال الشهادات الصحية بعد الكشف الطبي عليهم.

4-     متابعة المواد الغذائية سواء المكشوفة أو المحفوظة والمعلبة وذلك في المطاعم والبوفيهات بالكليات ومرافق السكن الجامعي ودار الضيافة ووضع الشروط الخاصة والواجب توافرها في مثل هذه المواد الغذائية.     

عودة

  و- قسم الإرشاد والعلاج النفسي.

 ز- قسم المختبرات :-

ويمارس المهام التالية:-

1-  فحص :

blood. Glucose: -

urine. Glucose:-

-urea:

-creatimine:

-cholesterol:

-uris.acid.:

-hepatitis  B:

-h . I . v:

-c . B .c:

- malaria:

- stoolex:

-urine  ex:

2- إعداد تقرير دوري للإعداد التي تم فحصها وبيان الحالات إلي تظهر من الفحوصات بموجب السجلات.

1-    أي مهام أخرى يكلف بها.

كما يختص مساعد فتي المختبرات بالاختصاصات التالية:

1-    تحضير العينات.

2-    مساعدة ألمخبري في الفحوصات.

3-    المساعدة في المطالبة باحتياجات القسم.

4-   أي مهام أخرى يكلف بها.

عودة