الأمانـــــــة العامـــــــــــة

مهام أمين عام الجامعة

يتولى أمين عام الجامعة تصريف الشئون الإدارية والمالية تحت إشراف رئيس الجامعة ونوابه ، ويرأس لجنة شئون الموظفين ولجنة المناقصات بالجامعة

لجنة شئون الموظفين:

عودة

اختصاصات لجنة شئون الموظفين :

تنظر لجنة شئون الموظفين في الموضوعات المتعلقة بشئون الموظفين لكل المجموعات الوظيفية فيما عدى موظفي مجموعة الإدارة العليا وفي حدود الصلاحيات المحددة بمقتضى القانون واللوائح المنظمة له وعلى وجه الخصوص ما يلي :-

1. النظر في طلبات التوظيف .
2. العلاوات السنوية للموظفين وترقياتهم و ترفعهم.
3. إنهاء خدمة الموظف المعين تحت الاختبار إذا ثبت عدم صلاحيته لشغل الوظيفة.
4. النظر في ترشيح الموظفين للإيفاد في منح دراسية أو تدريبية في الداخل والخارج وكذا طلبات منح الإجازات الدراسية بما لا يتعارض مع أحكام لائحة التدريب والتأهيل الوظيفي .
5. اعتماد تقارير الكفاءة السنوية أو تبديلها بقرار مسبب وفي جميع الحالات تخضع قرارات اللجنة لمصادقات الوزير المختص أو رئيس الوحدة الإدارية.
 

عودة

 الوحدات الإدارية التابعة لأمين عام الجامعة

 1- الإدارة العامة للشئون الإدارية

1- إدارة شئون الموظفين.

تضم الأقسام التالية:-

1-    قسم رقابة الدوام والانضباط الوظيفي : ويمارس الاختصاصات التالية :

-         متابعة انتظام الموظفين في دوامهم وفقاً للنظام المعمول به في أجهزة الدولة بصفة عامة وبما يتلاءم وأنظمة الجامعة بشكل خاص .

-         رفع تقرير أسبوعي بالغياب لمدير الإدارة الذي بدروه يرفعه للمدير العام .

-         متايعة الموظفين المكلفين بأعمال خارج أوقات الدوام الرسمي أو خارج منظمة عملهم ورفع تقارير بذلك .

-         متابعة الموظفين القائمين بالإجازات والعودة منها .

2-    قسم القيد والسجلات الوظيفية : ويمارس الاختصاصات التالية :

-         مسك سجلات الإجازات بكافة أنواعها ( اعتيادية – مرضية – عارضة – خاصة ) وكذا السجلات الوظيفية الأخرى كسجل الجزاءات والسجل العام .... الخ .

-         متابعة حركة نقل الموظفين والعمال .

-         متابعة إجراءات علاج الموظفين والعمال طبقاً لما هو ساري في هذا الشأن بالتنسيق مع القسم المختص بإدارة الرعاية الصحية .

3-    قسم أرشيف الموظفين والعمال : ويمارس الاختصاصات التالي :

-         إدخال بيانات العاملين في ملفات خاصة بكل واحد منهم وحفظها وارشفتها .

-         فتح ملفات عامة لكل الحالات المتشابهة .

-         إعداد وتعبئة بطاقات دخول وحركة لكل من الموظفين والعمال .

-         القيام بإعداد عروض أو بيان حالات معينة عند الطلب .

-         عمل كشوفات بأسماء الموظفين والعمال وإحصائيات بحسب المؤهلات والدرجات العلمية والوظيفية والفئات المهنية .

-         إعداد مسودات الرسائل فيما يتعلق بشئون الموظفين والعمال .

-         متابعة إعداد التقارير السنوية عن الموظفين وفق نموذج لهذا الغرض . 

  عودة

الإدارة العامة للاستحقاقات

1-   ادارة استحقاقات اعضاء هيئة التدريس وتكون من الاقسام التالية :-

أ‌-       قسم اعضاء هيئة التدريس اليمنيين .

ب‌- قسم اعضاء هيئة التدريس الوافدين.

ج- قسم اجور نظام الساعات .

د- قسم الاجور والمستحقات المتنوعة .

2- ادارة استحقاقات الموفدين والبحث العلمي وتتكون من الاقسام التالية :-

    أ- قسم المرتبات الداخلية للموفدين .

   ب- قسم الرسوم والمنح الخارجية .

   ج- قسم استحقاقات البحث العلمي .

3- ادارة استحقاقات الموظفين وتتكون من الاقسام التالية :-

   أ- قسم الاداريين والفنيين والعمال .

  ب- قسم الاجور والمستحقات المتنوعة .

3- ادارة استحقاقات الموظفين :

  أ- قسم الاداريين والفنيين والعمال يمارس المهام التالية : اعداد المرتبات والبدلات للموظفين الرسميين ومرتبات واجور الوظائف المؤقتة ومتابعة التسويات والعلاوات الخاصة بالموظفين وكل ما يتعلق بالمرتبات .

  ب- قسم الاجور والمستحقات المتنوعة يقوم باعداد كل المستحقات التي تخص الاداريين والفنيين من مواصلات وتغذيات ومكافآت واضافيات واي مستحقات أخرى حسب مايرد اليها من توجيهات الجهات ذات العلاقة .

4- ادارة تذاكر الطيران :

  أ- قسم اصدار التذاكر يقوم باصدار جميع الطلبات الخاصة بتذاكر السفر وفقاً لما يرد اليها من كشوفات من الشئون المالية .

  ب- قسم التسجيل والقيد والمتابعة: يقوم بمتابعة الطلبات التي اصدرت بشأن التذاكر واستلام التذاكر وقيدها في السجلات باسم المستفيد وذلك وفقاً للاعتمادات ومن ثم اعداد كشف باجمالي التذاكر المنصرمة كل ربع وتسليمه للشئون المالية لمحاسبة الخطوط الجوية .

5- ادارة المتابعة والسجلات والميزانية :-

  أ- قسم السكرتارية والاستقبال والمتابعة : يقوم باستقبال كل الطلبات الواردة وعرضها على المدير العام لتحويلها الى الادارات المختصة ومتابعتها ومن ثم تسليمها الى الجهات المختصة بعد انجازها والتوقيع عليها من قبل المدير العام .

  ب- قسم الميزانية والمراجعة : يقوم بمتابعة أرصدة كل مايتعلق باعمال الادارة العامة إعداد للاستحقاقات ومطابقة هذه الارصدة مع الموازنة في الشئون المالية أولاً بأول ويقوم بالمشاركة في الموازنة العامة الخاصة بالجامعة .

4- ادارة تذاكر الطيران وتتكون من الاقسام التالية :-

  أ- قسم اصدار التذاكر .

  ب- قسم التسجيل والقيد والمتابعة .

 5- ادارة المتابعة والسجلات والميزانية وتتكون من الاقسام التالية :-

  أ- قسم السكرتارية والاستقبال والمتابعة .

  ب- قسم الميزانية والمراجعة .

  ج- قسم الارشيف والوثائق والسجلات .

عودة

   تحدد مهام واختصاصات ومسئوليات الادارة العامة والاستحقاقات على النحو التالي :

1-   ادارة استحقاقات اعضاء هيئة التدريس .

أ‌-   قسم اعضاء هيئة التدريس اليمنيين ويمارس المهام التالية ( اعداد المرتبات والبدلات واي مستحقات وحوافز اخرى ) .

ب‌- قسم قسم اعضاء هيئة التدريس الوافدين ويمارس المهام التالية :

( اعداد المطالبات الخاصة بمرتبات المدرسين الوافدين الدائمين والزائرين وإعداد كشوفات الصرف بعد وصول الاعتمادات .

ج- قسم اجور نظام الساعات : يقوم باعداد الكشوفات الخاصة بالساعات الزائدة ومطابقتها مع الجداول وفقاً للوائح المنظمة لذلك واعداد المطالبة وارسالها الى الجهات ذات العلاقة ومتابعة ذلك حتى يتم الصرف للمستفيدين .

د- قسم الاجور والمستحقات المتنوعة : يقوم باعداد كل المستحقات التي تصرف للإخوة أعضاء هيئة التدريس وفقاً للتوجيهات التي تصدر من الجهات ذات العلاقة .

  2- إدارة استحقاقات الموفدين والبحث العلمي  :

      أ- قسم المرتبات الداخلية للموفدين : يقوم باعداد كشوفات المرتبات الخاصة

         بالموفدين للدراسة والاستحقاقات الخاصة بالموفدين ومتابعة أي مستحقات

        تضاف الى المرتبات وفقا لقانون البعثات .

ت‌- قسم الرسوم والمنح الخارجية يقوم باعداد الكشوفات الخاصة بمستحقات الموفدين وطلبها من الجهات ذات العلاقة وذلك وفقاً لما يرد من الدراسات العليا والبحث العلمي ومن ثم تسليمها الى الشئون المالية للمراجعة واستكمال اجراءات الصرف .

ث‌- قسم استحقاقات البحث العلمي : ويقوم باعداد المطالبات الخاصة بمستحقات البحث العلمي وارسالها الى المالية لطلب التاعزيزات ومن ثم اعداد لكشوفات الصرف وتسليمها الى الشئون المالية للمراجعة واستكمال اجراءات الصرف .

ج‌- قسم الارشيف والوثائق والسجلات : يقوم بارشفة وحفظ كل الوثائق ولوائح والقوانين والتعميمات الصادرة من السلطات العليا بشأن تسيير العمل داخل الجامعة وقيد بيانات ومستحقات منتسبي الجامعة وكل مايصرف لهم وارشفة ذلك بطريقة تسهل عملية الرجوع اليها عند الحاجة لها .

عودة

 الإدارة العامة للشئون المالية والتجهيزات :

1- إدارة الحسابات .

1- قسم القيد والصرف :

ويمارس الاختصاصات التالية:

1- مسك السجلات والدفاتر المحاسبية وفقا لدليل النظام المالي والمحاسبي .

2- إعداد بيانات الحسابات المقيدة قيدا نظاميا وكذا كشوفات الحساب الشهري وحساب المدة.

3-تحرير الشيكات والخصم بها علي الحسابات المختصة .

2- قسم المراجعة:

 ويمارس الاختصاصات التالية :

1-تلقي الوثائق والمستندات المالية والشرائية وفحصها محاسبيا ومستنديا من استكمال كافه الإجراءات النظامية.

2-مراجعه كل ما يحال إليه وإبداء الرأي المحاسبي بشأنها وفقا للقواعد والأنظمة المالية.

3-مسك السجلات والدفاتر المساعدة ذات الصيغة الرقابية ورفع التقارير أولا بأول فيما يتعلق بمؤشرات الانحراف لتقويمها.

3-قسم الإيرادات :

 ويمارس الاختصاصات التالية :

1-متابعة التحصيل والتوريد لإيرادات الجامعة بمختلف أنواعها وفقا لقانون تحصيل الأموال العامة واللوائح الخاصة بالإيرادات الأخرى .

2-مسك السجلات والدفاتر الخاصة بالإيرادات والقيد فيها وفقا للوائح المنظمة لذلك.

3-تحرير حوافظ التوريد للخزينة  بعد مراجعة دفاتر التحصيل (نموذج (50 ) )حسابات والنماذج الخاصة بالجامعة .

4-متابعة تحصيل التبرعات والهبات والمساعدات التي ترد للجامعة وتوريدها للحسابات المخصصة من أجلها .

5-متابعة الحصول علي إشعارات التوريد وكشوف البنك (إيرادات) وإجراء المطابقة علي السجلات  الخاصة بدلك وإعداد التسويات اللازمة بالإيرادات مع رفع التقارير الأسبوعية لمدير الحسابات.

4- قسم الخزينة:

 ويمارس الاختصاصات التالية :

1-تحصيل  الإيرادات مقابل السندات الرسمية المخصصة لذلك بموجب حوافظ التوريد النقدية أو الشيكات حسب الأحوال والمحررة من قسم الإيرادات

2-قيد جميع المتحصلات بيومية الخزينة ومطابقتها مع اليومية العامة مع أخد توقيع المدير المختص.

3-توريد المتحصلات اليومية بموجب حافظه إيداع إلى البنك المركزي وأقصي حد يوم الخميس من كل أسبوع واليوم الأخير قبل العطلة الرسمية.

4-صرف قيم الشيكات حسب كشوف الاستحقاق المرفقة وذلك فور استلام قيمتها من البنك.

5-الالتزام بعد صرف أي مبالغ نقذيه تخص الإيرادات مع وجوب التوريد أول بأول وعدم الاحتفاظ بأي مبالغ تخص المصروفات بعد انتهاء الوقت المحدد قانونا للصرف وعموما اليوم الأخير الذي يسبق أي عطلة رسمية.

5-قسم الأرشيف وحفظ المستندات :

ويمارس الاختصاصات التالية :

1-استلام استمارات الصرف التسويات من قسم القيد والصرف والأقسام داخل الإدارة بعد التأكد من عدد المرفقات المثبت بنفس الاستمارة.

2-ختم جميع الأوليات المرفقة بالاستمارة بختم صرف.

3-إثبات بيانات الاستمارة في سجل حصر استمارات الصرف وفقا لأرقامها المسلسلة.

4-ترتيب الاستمارات وحفظها في ملفات بحسب تسلسلها الرقمي مع فهرس بمحتويات كل ملف علي حدة.

5-متابعة أمناء الخزائن بإعادة كشوفات الصرف أولا بأول والقيام بمسك سجل يخصص لهذا الغرض.

6-الالتزام بعدم إخراج أي مستند أو استمارة أو إطلاع أي شخص غير مختص علي محتويات الملفات ألا بتوجيه خطي من قبل مدير عام الشئون المالية بالجامعة.

2-إدارة المشتريات والمخازن :

وتظم الأقسام التالية:

1-قسم المشتريات:

 ويمارس الاختصاصات التالية :

1-تلقي أوامر وطلبات الشراء المحالة إليه والقيام بمتابعة استكمال الإجراءات بشأنها.

2-الاتصال بالتجار والمتعهدين للحصول علي أسعار الأصناف المطلوب شرائها في حاله الإعلان بمناقصة مع إجراء الممارسات اللازمة ورفع تقرير للمستوي المختص.

3-فتح ملفات لحفظ قوائم الأسعار للاستدلال بها عند الطلب.

4-استلام الأصناف التي تم شرائها وتوريدها للمخازن ومن تم التسميح علي أدوات الصرف من المخازن وفقا للأرصدة المقيدة لدية.

5-تحرير أوامر التوريد والإخطار بقبول العطاءات ..الخرجين وفقا للقانون واللوائح المنظمة لذلك.

6-تلقي العطاءات من المتعهدين وتفريغها علي النماذج الخاصة بها وفقا للقواعد القانونية.

2-قسم العقود والتوريدات:

ويمارس الاختصاصات التالية :

1-إعداد الشروط العامة الخاصة بالمناقصات والإعلان عنها وفقا للتوجيهات من المستوى المختص.

2-تحرير العقود ((توريدات ومقاولات)) ومتابعة استكمال التوقيعات عليها ومن ثم توثيقها بالسجل المخصص لذلك.

3-استلام جميع وثائق المناقصات بعد البت ومتابعة التدوين للبيانات مع إجراء المطابقة علي المواصفات والعينات والبيانات المثبتة في سجل التوريدات ومتابعة صرف قيم العقد.

4-الاحتفاظ بعقود الإيجارات في ملفات خاصة وتابعة صرف الإيجارات لدي الجهات المختصة.

5-القيام بأي مهام توكل إليه وتتوافق مع اختصاصاته.

عودة

3- قسم المخازن :

ويمارس الاختصاصات التالية :

1-استلام الأصناف المشتراة أو الواردة للجامعة والقيام بمطابقتها للمواصفات وفقا للوائح المخزنية.

2-مسك السجلات المخزنية وقيد الأصناف المسلمة للمخازن وفقا للأنظمة المتبعة.

3-استلام طلبات الصرف وفقا للنماذج المعدة لهذا الغرض وتسليمها وفقا للضوابط المتبعة.

4-القيام بعمليات الجرد الدوري والسنوي وإعداد القوائم الخاصة بذلك .

5-الإشراف علي عملية تخزين الأصناف المختلفة وتوزيعها علي المخازن بحسب نوع الصنف (مستديم /مستهلك / مواد علمية وكيمائية).

6-إعادة استلام الأصناف الصالحة والغير صالحه والمنصرفة علي أي من العاملين كعهده شخصيه وعرض التالف منها علي لجنه التكهين.

3- إدارة الموازنة

 وتضم الأقسام التالية :

قسم الارتباطات المالية :

ويمارس الاختصاصات التالية :

1-مسك سجلات الارتباطات والقيد فيها حسب التبويب النمطي للميزانية .

2-قيد الإضافات والتعزيزات ورصد المبالغ في الحقول المخصصة لذلك في السجلات بحيث يراعي أفراد كل باب علي حدا.

3-متابعة إعداد ورفع التقارير عن الوقف المالي لموازنة الجامعة.

قسم التحليل والإعداد :

ويمارس الاختصاصات التالية :

1-تجميع البيانات من الإدارات المالية وترتيبها للقيام بإعداد الميزانية العامة للجامعة بالتنسيق مع الوحدات المالية بالجامعة .

2-القيام بتحليل أرقام الموازنة والصرف منها وحركتها ومدى مواءمتها للواقع العملي في طبيعة الإنفاق وذلك بإبداء الرأي والملاحظات عند إعداد الميزانية المستقبلية .

3-متابعة الجهات ذات الاختصاص لتوفير الاعتمادات المالية بما يلبى حاجات وحدات الجامعة .

4-إعداد التقارير الدورية عن حركة اعتمادات الموازنة ورفعها إلى مدير الإدارة ومدي عام الشئون المالية .

5- أي مهام أخري يكلف بها .

د- إدارة الوحدة المحاسبية.

هـ – إدارة الخدمات

و-إدارة الصيانة:

-إدارة الصيانة

 المهام و الاختصاصات الادارة الصيانة :-

1ـالأشراف المباشر على الأقسام و الوحدات التابعة للإدارة مع الرفع بكل ما يلزم الى الامانه العامة للجامعة.

2- التنسيق مع الإدارات ذات العلاقة و عبر الامانه العامة للجامعة و منها المشاركة مع الادارة الهندسية واثناء الاستلام الابتدائي للمنشاءات والعمل على متابعة تشغيل و استخدام تلك المنشاءات و تدوين الملاحظات اللازمة و في حدود اختصاص الإدارة  بالإضافة الى ادارة المشتروات بالجامعة و فيما يخص احتياجات أدارة الصيانة  .

3-المتابعة الدورية و تقييم الأوضاع الفنية للمنشاءات المختلفة بالجامعة و كذا أجراء الدراسات لطلبات الصيانة المختلفة و المحالة الى الإدارة من الأمانة للجامعة .

4- دراسة و تقييم احتياجات الصيانة المختلفة من حيث نوعية الإجراء المناسب لتنفيذ الصيانة و التكلفة التقديرية لذلك بالإضافة الى تحديد طريقة التنفيذ و رفعها الى الأمانة العامة للجامعة .

5- تقديم المخططات التنفيذية و الهيكلية لبرنامج الصيانة المقترح وذلك وفق الاحتياجات المختلفة للمنشاءات و بحسب الأولويات مع الوضع في الاعتبار الحالات الطارئة و الضرورية مع مراعاة الظروف الأكاديمية للجامعة اثناء فترات الدراسة و بالتنسيق مع الأمانة العامة للجامعة .

6- التنسيق مع الإدارة العامة للشئون المالية و التجهيزات و عبر الأمانة العامة للجامعة و ذلك بقصد تحديد الطرق المناسبة  لتفيذ برنامج الصيانة المطلوبة و ذلك بما يتلاءم مع السقف المالي و المحدد لهذا الغرض مع العمل على متابعة التنفيذ لتلك البرامج ميدانيا و الرفع بما يتقرر القيام به من مقترحات او إجراءات عملية .

7- تقديم التقارير الدورية حول الأنشطة المختلفة للإدارة و كذا المعوقات و المقترحات و التوصيات و رفعها الى الأمانة العامة للجامعة .

8- الاستفادة من الاتفاقيات و البروتوكولات الموقعة بين جامعة الحديدة و الجامعات الأخرى و ذلك لغرض الحصول على احتياجات الإدارة من خبرات أو تأهيل مناسب لكادر الإدارة و بقصد الوصول الى افضل النتائج من الخدمات التي يمكن توفيرها لجامعة الحديدة .

9- المشاركة في الاعداد للموازنة العامة للجامعة و في حدود الاختصاص .

 وتضم الأقسام التالية :

أولا : قسم صيانة المباني و المشاءات و يمارس الاختصاصات الآتية :

1- متابعة التشغيل للمباني و المنشاءات المتخلفة والرفع  بالملاحظات و التوصيات حول ذلك .

2- المتابعة و الإشراف المباشر على الوحدات التابعة للقسم مع الرفع بكل ما يلزم الى مدير الادارة .

3- إجراء المسوحات الدورية للمنشأءات المختلفة و دراسة الأوضاع الفنية لتلك المنشاءات و تحديد مدى الاحتياجات المختلفة لها من أهمية و أدرجها ضمن برامج الصيانة المقرر تنفيذها و الرفع بالمقترحات و التوصيات .

4- مراجعة المخططات التنفيذية لشبكات الخدمات المختلفة للمنشاءات كل على حده وإجراء المتابعة الدورية لتلك الشبكات و تقديم  المقترحات و التوصيات حول ذلك .

5- إعداد المقترحات و التوصيات الخاصة ببرامج الصيانة الدورية المختلفة وكذا التقارير الدورية .

6- إعداد المقترحات و التوصيات الدورية و الخاصة بحجم الاحتياجات المختلفة لمواد الصيانة الازم توفرها و كذا لمعدات الصيانة الضرورية بالإضافة الى الإحصائيات الخاصة بمعدلات الاستهلاك لتلك المواد و المعدات و رفعها الى مدير الإدارة او بأول و ذلك لكي يتم مطالبة الإدارات المعنية و ذات العلاقة  بتوفيرها .

7- تقديم التقارير الدورية حول الأنشطة المختلفة للقسم و كذا المعوقات و المقترحات و التوصيات الى مدير الادارة

يتكون القسم من وحدتين كما يلي :-

* وحدة الدراسات و التقييم و تمارس المهام و الصلاحيات التالية :

أ‌) النزول الميداني و الدوري الى المنشاءات و تدوين الملاحظات حول الاحتياجات المختلفة لتلك المنشاءات و تقيميها و رفعها الى مدير الوحدة او رئيس القسم او مدير الإدارة .

ب‌) إعداد و تجهيز و احتساب وجدولة الإعمال المتعلقة باحتياجات الصيانة و في حدود الاختصاص .

ت‌) المشاركة في أعداد التقارير الدورية و كذا برامج الصيانة المقترح و تنفيذها خلال دورة البرنامج و عبر رئيس القسم .

ث‌)  تقديم التقارير الدورية حول الأنشطة المختلفة للوحدة وكذا المعوقات و المقترحات و التوصيات الى رئيس القسم

* وحدة الإشراف و المتابعة و تمارس المهام و الصلاحيات التالية :

أ‌) الإشراف على تنفيذ أعمال الصيانة المختلفة و في حدود الاختصاص و رفع التقارير الخاصة بذلك الى مدير الوحدة او رئيس القسم او مدير الادارة .

ب‌) أعداد و تجهيز كشوفات المطالبة بالمستحقات ( مستخلصات) و الخاصة بالمنفذين المتعاقدين عبر ادارة الصيانة و في حدود الاختصاص و رفعها الى رئيس القسم او مدير الادارة .

ت‌)المشاركة في إعداد التقارير الدورية و كذا برامج الصيانة المقترح تنفيذها خلال دورة البرنامج و عبر رئيس القسم

ث‌)تقديم التقارير الدورية حول الأنشطة المختلفة للوحدة و كذا المعوقات و المقترحات و التوصيات الى رئيس القسم .

عودة

ثانيا : قسم صيانة التجهيزات الثابتة و المتحركة و يمارس الاختصاصات الاتية :

1. الاشراف المباشر على الوحدات التابعة للقسم مع الرفع بكل ما يلزم الى مدير الادارة .

2. متابعة التشغيل للتجهيزات الثابتة و المتحركة و الرفع بالملاحظات و التوصيات حول ذلك .

3.الإلمام بكافة الطرق و الوسائل الفنية اللازمة لمتابعة و تنفيذ برامج الصيانة و في حدود اختصاص القسم و الوحدات الفرعية التابعة للقسم .

4.متابعة اعمال التركيبات و التجهيزات الثابتة داخل المنشأءات و خصوصاً تلك التي سوف توكل مسؤلية صيانتها مستقبلا  الى ادارة الصيانة مع الاهتمام بتقديم طليات للحصول على نسخ من الكتالوجات لتلك التجهيزات .

5.اعداد المقترحات و التوصيات اللازمة لبرامج الصيانة الدورية المختلفة و كذا التقارير الدورية و رفعها الى الادارة و ذلك لكي يتم دراستها و تحليلها .

6.اعداد المقترحات و التوصيات الدورية و الخاصة بحجم الاحتياجات المختلفة لمواد الصيانة ألازم توفرها و كذا لمعدات الصيانة الضرورية بالاضافة الى الاحصائيات الخاصة بمعدلات الاستهلاك لتلك المواد و المعدات و رفعها الى مدير الادارة او بأول لكي يتم المطالبة الادارات المعنية و ذات العلاقة بتوفيرها .

7. تقديم التقارير الدورية حول الانشطة المختلفة للوحدة و كذا المعوقات و المقترحات و التوصيات الى مدير الادارة .

يتكون القسم من اربع وحدات وكما يالي :-

* وحدة صيانة التجهيزات الكهربائية و يمارس المهام و الصلاحيات التالية :-

1. الإلمام بالوسائل الأزمة للقيم بتنفيذ أعمال الصيانة لكافة التجهيزات الكهربائية داخل المنشاءات الجامعية و التى تتضمن (أجهزة التحكم و المفاتيح الرئيسية و الفرعية ،أجهزة الإنارة ،أجهزة التكييف ،و الأجهزة الالكترونية المختلفة ،و كافة الأنظمة الكهربائية ).

2. تنفيذ أعمال الفحص الدورية لكافة التجهيزات الكهربائية ورفع التقارير و التوصيات الأزمة حول الأحتياجات المختلفة .

3.إعداد و تجهيز كشوفات  المطالبة بالمستحقات (مستخلصات )و الخاصة بالمنفذين و المتقاعدين عبر إدارة الصيانة و في حدود الاختصاص و رفعها إلى رئيس القسم أو مدير الإدارة.

4.المشاركة في اعداد التقارير الدورية و كذا البرامج الصيانة المقترح تنفيذها خلال دورة البرنامج و عبر رئيس القسم

5. تقديم التقارير الدورية حول الأنشطة المختلفة للوحدة و كذا المعوقات و المقترحات و التوصيات إلى رئيس القسم .

*وحدة صيانة التجهيزات الصحية و يمارس المهام و الصلاحيات التالية :

1. الألمام بالوسائل الأزمة للقيام بتنفيذ أعمال الصيانة لكافة التجهيزات الصحية داخل المنشاءات الجامعية من سباكة و غيرة و التي تتضمن (شبكات و أنظمة التغذية المختلفة و كذا شبكات الصرف المختلفة ).

2ـ تنفيذ أعمال الفحص الدورية لكافة التجهيزات الصحية و رفع التقارير و التوصيات اللأزمة حول االأحتياجات المختلفة .

3ـ اعداد و تجهيز كشوفات  المطالبة بالمستحقات (مستخلصات )و الخاصة بالمنفذين و المتعاقدين عبر ادارة الصيانة و في حدود الاختصاص ورفعة الى رئيس القسم أو مدير الأدارة .

4ـ المشاركة في اعداد التقارير الدورية و كذا برامج الصيانة المقترح تنفيذها خلال دورة البرنامج و عبر رئيس القسم

5ـ تقديم التقارير الدورية حول الأنشطة المختلفة للوحدة و كذا المعوقات و المقترحات و التوصيات الى رئيس القسم .

*وحدة صيانة الأثاث و النجارة و تمارس المهام و الصلاحيات التالية :

1ـ الإلمام بالوسائل الأزمة للقيام بتنفيذ أعمال الصيانة لكافة الأثاثات داخل المنشاءات الجامعية و التى تتضمن (المكاتب و الكراسي و الدواليب و أثاثات المساكن و كذا الأبواب و الشبابيك سوا خشب أو الومنيوم و كل ماله علاقة بالأثاثات ).

2ـ تنفيذ أعمال الفحص الدورية لكافة الأثاثات و  الأبواب و الشبابيك و رفع التقارير و التوصيات الأزمة حول الاحتياجات المختلفة لتنفيذ أعمال الصيانة لها .

3ـ إعداد و تجهيز كشوفات المطالبة بالمستحقات (مستخلصات )و الخاصة بالمنفذين و المتعاقدين عبر ادارة الصيانة و في حدود الاختصاص و رفعه الى رئيس القسم أو مدير الإدارة .

4ـ المشاركة في إعداد التقارير الدورية وكذا برامج الصيانة المقترح تنفيذها خلال دورة البرنامج وعبر رئيس القسم .

5ـ تقديم التقارير الدورية حول الأنشطة المختلفة للوحدة وكذا المعوقات و المقترحات و التوصيات الى رئيس القسم .

عودة

*وحدة صيانة وسائل النقل و يمارس المهام و الصلاحيات التالية :

1ـ الإلمام بالوسائل الأزمة للقيام بتنفيذ أعمال الصيانة لكافة أنواع وسائل النقل المختلفة داخل المنشاءات الجامعية و التي تتضمن (السيارات و الباصات أو كل يتعلق بوسائل النقل التي تمتلكها الجامعة ).

2ـ تنفيذ أعمال الفحص الدورية لكافة وسائل النقل المختلفة و رفع التقارير و التوصيات الأزمة حول الاحتياجات المختلفة لتنفيذ أعمال الصيانة لها .

3ـ إعداد و تجهيز كشوفات المطالبة بالمستحقات (مستخلصات ) و الخاصة بالمنفذين المتعاقدين عبر إدارة الصيانة و في حدود الاختصاص و رفعه الى رئيس القسم أو مدير الإدارة .

4ـ المشاركة في إعداد التقارير الدورية  و كذا برامج الصيانة المقترح تنفيذها خلال دورة البرنامج وعبر رئيس القسم

5ـ تقديم التقارير الدورية حول الأنشطة المختلفة للوحدة و كذا المعوقات و المقترحات و التوصيات إلى رئيس القسم .

ثالثا: قسم الأرشيف و السكرتارية و يمارس الاختصاصات الاتيه :

1ـ الأشراف على الوحدات التابع للقسم مع الرفع بكل ما يلزم إلى مدير الإدارة .

2ـ تقديم التقارير الدورية حول الأنشطة المختلفة للقسم و كذا المعوقات و المقترحات و التوصيات إلى مدير الإدارة .

و يتكون القسم من وحدتين و كما يلي :

*وحدة السكرتارية ويمارس الاختصاصات الآتية :

1ـ الإلمام بالوسائل اللازمة لتنفيذ المهام المطلوبة و في حدود الاختصاص

2ـ استقبال كافة المراسلات الواردة و قيدها في سجل الوارد و متابعتها داخليا في أقسام و وحدات الإدارة المختلفة .

3ـ طباعة الرسائل و التقارير الصادرة و قيدها في سجل الصادر .

4ـ تقديم التقارير الدورية حول الأنشطة المختلفة للوحدة و كذا المعوقات و المقترحات و التوصيات إلى رئيس القسم .

*وحدة الأرشيف و يمارس الاختصاصات الأتيه :

1ـ الإلمام بالوسائل الأزمة لتنفيذ المهام المطلوبة و في حدود الاختصاص .

2ـ أرشفة كافة المراسلات الداخلية و الخارجية بالإضافة الى التقارير و الدراسات المختلفة .

3ـ تقديم التقارير الدورية حول الأنشطة المختلفة للوحدة و كذا المعوقات والمقترحات و التوصيات إلى رئيس القسم .

ز- الإدارة الهندسية

 جدول يوضح عدد الموظفين بالأمانة العامة حسب  الوظيفة

عودة